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L'intégration en entreprise

Même si beaucoup de personnes sont en ce moment au chômage, ce n'est pas pour cela qu'il est facile de garder un salarié... Surtout les bons !

Un salarié recruté qui part, c'est un coût pour l'entreprise (le temps passé à son recrutement, le temps passé à son accueil, à sa formation, de la production perdue, les formalités administratives déjà faite, l'image en interne sur l'équipe et en externe...)

La phase d'intégration est donc très importante. Passer les obligations légales au moment de l'arrivée du salarié :

  • La déclaration unique d'embauche (à adresser au plus tôt 8 jours avant l'embauche à l'URSSAF)
  • L'immatriculation auprès d'une caisse de retaite complémentaire
  • L'information de l'inspection du travail (pour la première embauche d'un salarié)
  • l'établissement du contrat de travail ou d'une lettre d'embauche
  • Autorisation d'introduction de mains oeuvres si le travailleur est étranger
  • Ouverture d'un registre unique du personnel
  • SI c'est le premier salarié :
    • Ouvrir un livre de paie ou archiver les doubles des bulletins
    • Ouvir un registre des observations et mises en demeure
    • Ouvrir un document unique d'évaluation des risques
    • Mettre à l'affichage les informations légales (adresse inspection du travail, adresse et numéro secours, avis existence convention collective, horaires,...)

Il vous restera à faire que votre employé s'intégre correctement dans son univers de travail.

En cela la mise en place d'un plan d'intégration doit contenir les éléments suivants :

  • L'entretien d'accueil qui doit être formalisé (En fonction de la structure de l'entreprise, cet entretien peut être effectué par le directeur ou par le supérieur hiérarchique)
  • La présentation de la structure d'accueil (son activité, son histoire, sa culture, ses valeurs, son reglement intérieur, ses concurrents, son marché, son envirronnement...)
  • La présentation du nouveau salarié au reste des collaborateurs, en commençant par ceux qui sont en contact direct avec eux.
  • La visite des locaux, des services (où se trouve qui, où se trouve quoi ?)
  • La remise des outils ou ustensiles nécessaire à son travail.
  • La démarche qualité de l'entreprise

Voila pour la "logistique". Maintenant il faudra aussi mettre en place le carnet route du poste proprement dit :

  • Revenir sur les tâches à effectuer
  • Faire un point précis sur les décalages entre le candidat choisi et le poste (aussi bien ce qu'il manque au salarié par rapport à l'offre d'origine que ce que le salarié peut avoir en plus.)
  • Mettre en place un plan de formation pour réduire les écarts
  • Positionner le salariè dans l'organigramme
  • Fixer des objectifs bornés dans le temps
  • Fixer des entretiens de suivis pour faire un point régulier et précis

LA METHODE

3 outils sont les éléments clés de cette réussite :

  1. Le responsable hiérarchique
  2. Le ou les tuteurs
  3. Le cahier ou livret d'intégration

1. Le responsable hiérarchique :
C'est lui qui à le pouvoir de décision, c'est lui qui pilotera les entretiens d'évaluation et prendra la décision final en cas de problème. Il sera en communication constante avec le ou les tuteurs (c'est lui qui le désigne).
Si "la mise à niveau" du candidats demande beaucoup de travail c'est lui qui devra déterminer l'étallonage de la prise de poste dans le temps (ce dernier doit être précis et clairement établi, sinon il sera source de stress pour les 2 parties).
A la fin de chaque période déterminée un entretien devra avoir lieu avec le salarié pour faire un point formalisé sur le parcours.
C'est lui qui cloturera la période par l'embauche définitive ou la fin de période d'essai du salarié.

2. Le ou les Tuteurs :
C'est lui qui sera en contact permanent avec le salarié recruté, il lui montrera techniquement les éléments techniques ou professionnel du poste (machine spécifique, procédures spécifiques, logiciels spécifiques, méthode de travail...)
Les tuteurs devront être volontaires et cette tâche devra être valorisée, il auront du temps opérationnel dédié à cette tâche, et une formation (voir pour cela les OPCA pour la formation voir même pour une prise en charge des coûts opérationnels).
ATTENTION il est très préférable de prendre un tuteur de même niveau hiérarchique, afin qu'il n'y est pas de confusion des rôles, et pas de conflit sur un tuteur qui aurait pu convoité le poste qu'il doit tutorer.

3. Le livret d'intégration :
Il contiendra l'ensemble des éléments "logistiques" de présentation de l'entreprise, c'est également sur lui que sera noté et formalisé le parcours, il sera le carnet route ou tous les protagonistes pourront inscrire les comptes rendu des différents entretiens.
Il est la propriété du stagiaire, mais il est accessible à sont tuteur et à son responsable.
Une fois la période d'intégration terminée, c'est le stagiaire qui le garde.

LES ERREURS FREQUENTES DE L'INTREGRATION

  • Vouloir aller trop vite (il ne faut jamais présumer des "compétences" ou des "incompétences" du futur salarié mieux vaut aller moins vite mais mieux... Ce n'est péjoratif pour personne de bien faire !)
  • Réduire la durée ou supprimer des phases si la progression est bonne.
  • Louper des phases (cela arrive souvent dans le cadre des rencontres avec des membres du personnel. Exemple :"Vous verrez cela avec ...." Dans ce cas il indispensable de prendre un rdv ferme avec ... Sinon cela ne se fait pas
  • Mélanger les rôles Tuteur / Hiérarchique
 

.. . .. ....

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