Avant toute chose, il est fondamental que tout chercheur de sponsor se mette à la place de ce dernier. C'est la meilleure façon d'appréhender et d'analyser la pertinence de son projet, pour le présenter sous un aspect positif pour l'entreprise ou le sponsor : il faut lui apporter quelque chose, ou lui faire partager quelque chose.

Pour cela il ne faut pas être trop pressé de voir aboutir votre projet mais prendre le temps de monter un dossier complet et précis.

Le sponsor tiendra compte de 3 choses :

• La passion commune dans le projet
• La cohérence avec la politique globale de l'entreprise
• Les retombées médiatiques ou financières.

Ces 3 points doivent impérativement figurer dans le dossier

 

LES TROIS TYPES DE SPONSORING

1/ LE SPONSORING DE NOTORIETE :

Il consiste à faire voir à un maximum de personnes une marque ou un nom de société. L'action correspondra à couvrir d'espaces publicitaires un évènement médiatisé (BNP pour Roland Garros).

 

2/ LE SPONSORING D'IMAGE :

Il consiste à construire une image en recherchant une cohérence entre le public visé (la cible), la spécificité de l'entreprise et l'évènement lui-même (Sector pour les sports extrèmes). Les médias sont plus fins et le type de messages plus précis.

 

3/ LE SPONSORING DE CREDIBILITE :

Il consiste à associer la qualité des produits de l'entreprise à la qualité de l'évènement. L'intérêt médiatique est important (Danone et la semaine du goût).

 

LES ATTENTES DU SPONSOR

• Améliorer sa notoriété (générale ou sur une cible précise)
• Améliorer son image de marque (les valeurs de l'évènement sont celles de l'entreprise
• Améliorer sa communication (externe ou interne)

 

LES 10 ARGUMENTS QUE VOUS POUVEZ DEVELOPPER DANS LE DOSSIER

1. La notoriété : "Vous passerez à la télévision"
2. L'image de marque : "Vous serez associé à un évènement qui véhicule des valeurs fortes (champions, gagnants, humanisme, bon goût, etc)"
3. Votre produit sera dans l'action : "Vous sortez de la simple pub !"
4. L'originalité : "Vous vous démarquez des concurrents"
5. L'exportation : "l'évènement est mondial, votre communication le sera aussi !"
6. La promotion : "vous pourrez relayer l'évènement dans vos points de vente"
7. Le contact clientèle : "Vous pourrez inviter ou reprendre contact avec des clients !"
8. Les vendeurs : "Vous pourrez motiver vos vendeurs en les invitant à l'évènement !"
9. La communication interne : "Si l'entreprise gagne en image, son personnel y gagne également !"
10. La passion : "Le PDG peut-être un passionné de votre activité"

 

LE DOSSIER LUI-MÊME

En effet une simple lettre ne suffit pas pour monter un dossier de sponsoring vous devez respecter le plan suivant :

1/ La présentation :
Cette partie comporte votre présentation personnelle et celle de votre projet. On ne confie pas un budget à une personne ou une équipe que l'on ne connait pas, donc n'hésitez pas à être le plus complet possible (CV et photo de toute l'équipe du projet, description précise de l'activité avec photo et historique).

2/ Le projet :
C'est le gros du dossier ! 2 types d'évènements : le ponctuel et le continu.

Le ponctuel :
Il s'agira d'une manifestation exceptionnelle qui aura lieu une seule fois par an, ou une seule fois tout court, et dont l'importance nécessite une participation de sponsor. Dans ce cas les informations suivantes doivent impérativement figurer dans le dossier :

• Nom, lieu, date, logo
• Caractère de l'évènement : culturel, sportif, humanitaire, social, aventure, exploit, record, patrimoine, scientifique...
• Qui y participe?
• Combien y participe, d'où viennent-ils?
• Qui y assistera, qui sont-ils (N'importe qui, des sportifs, des scientifiques, des jeunes, des vieux, des pratiquants d'un sport précis...)?
• Quels médias seront là (TV, presse spécialisée ou pas, Radio...)?
• Un dossier de presse est-il fait ?
• Dans le cas d'un évènement qui revient ponctuellement les coupures de presse ou les enregistrements des passages médias
• Les retombées économiques pour les anciens sponsors (si vous les avez !)

Plus vous serez précis plus le dossier inspirera confiance à votre interlocuteur.

Le continu :
L'exemple type sont les saisons pour des sportifs de haut niveau. La plupart du temps pour des sports peu médiatisés (sports de glisse, extrême, fitness...). Les informations dans ce cas seront les suivantes :

• Descriptif complet de la saison avec toutes les manifestations (Dates, lieux, niveaux)
• Nombre de participants (qui sont-ils, d'où viennent-ils, quel est leur niveau)
• Nombre de spectateurs (qui sont-ils, d'où viennent-ils)
• Les médias seront-ils présents (dossier de presse, qui sont-ils?) Si presse spécialisée (combien de passages, combien de pages, combien cela aurait coûté s'il avait fallu payer, qui lit ces journaux?) Ces renseignements sont disponibles en contactant le journal directement.
• Couverture des saisons (mondiale, européenne, nationale ou locale)
• Les retombées économiques pour les anciens sponsors (si vous les avez !)

 

3/ Le budget :
La règle d'or est la suivante :

TOUT DOIT APPARAITRE ET TOUT DOIT ETRE DETAILLE

Quand nous disons tout c'est tout, jusqu'au moindre timbre ou crayon !!!

Pour un évènement, vous devez chiffrer :

• Les locations (matériels, locaux, emplacements...)
• Les assurances (humaines et matérielles)
• Les fournitures diverses (crayons, papiers, copieur, ...)
• Les coûts de transports (humains et matériels)
• Les salaires (charges comprises)
• Les coûts de communication (dossier de presse, publicité, invitations, etc...)
• Les coûts de remise en état du sîte (s'il y a lieu, très important, votre sponsor n'aimera pas du tout que les médias disent que le site a été saccagé par l'évènement !)
• Si l'évènement a déjà eu lieu, chiffrez ce qu'auraient coûté les retombées médias (vous pourrez avoir les tarifs dans "tarifs médias")

Pour une saison vous devez chiffrer :

• Les équipements (achats, locations, casses, évolutions techniques...)
• Les assurances (humaines et matérielles)
• Les fournitures diverses (bandages, pansements, ...)
• Votre salaire et celui de votre équipe si vous en avez une.
• Les frais de déplacement, d'hébergement et d'inscription pour les différentes compétitions (si ceux-ci dépendent de vos résultats, vous devez prévoir toutes les possibilités, de l'élimination directe à la finale)
• Les frais d'entraînement ou d'exhibition.

 

4/ La proposition :
Vous proposerez là, la contrepartie pour votre sponsor :

• Où apparaîtra-t-il, quelle taille, comment?
• Sera-t-il seul ou au milieu d'autres? (cela dépend souvent du budget nécessaire)
• Combien de retombées médias aura-t-il (confère partie avant du dossier)

Cela peut se négocier avec lui s'il le souhaite.

 

LES CONSEILS A NE PAS OUBLIER !!!

• Toujours choisir une entreprise en rapport avec votre domaine (Enaf ne vous sponsorisera pas pour du fitness, mais Weider peut-être !)
• Préparer votre dossier longtemps à l'avance ! Les sommes en jeu sont souvent importantes, donc la décision demande du temps. Si elles ont le couteau sous la gorge, les entreprises ne prendront pas le risque.
• Si l'on vous dit que la somme est trop importante, demandez combien l'entreprise pourrait mettre et refaite un dossier en conséquence (mais prévenez dans ce cas qu'il y aura un autre sponsor).
• Pour des contrats de sponsoring importants, n'hésitez pas à le faire relire par un avocat. même si vous êtes super content quen l'entreprise dise oui, ne signez jamais tout de suite, prenez le temps de bien tout lire. Ce n'est pas de la méfiance, mais de la prudence et du professionnalisme !